更加高效得管理你的邮件

管理邮件是一个重要的工作技能。尽管大家都拥有邮件收件箱,但是很多人不知道如何去进行管理。人们经常抱怨说邮件最分散他们的主意力,并且使用邮件让他们浪费了很多宝贵时间。

使用邮件的最好的办法就是采用一个复杂的文件夹结构,并遵循你自己所使用的工作流程。我们将向你介绍一个非常有效的工作流程。感谢Merlin Mann 的这些想法, 我们在这个上面进行了加盖。

为了这篇文章,我将使用Gmail来进行展示。这个方法可以被用到其他的邮件服务上(Yahoo,Hotmail等),或者邮件客户端(Apple Mail,Thunderbird,Microsoft Outlook等)所以如果你用的不是Gmail,别紧张。你可以把这些应用到你的邮件中。

    另:如果你在Mac上使用Gmail,我们建议使用Mailplane。

我们准备了一个使用视频,但是要理解它是怎么工作的,我们需要了解一下基本的理论。

零收件箱

第一个就是有些人说的零收件箱。很多人认为收件箱是邮件应该停留的位置,但是我希望你不要这样想。

    把你的收件箱看做一个临时的邮件存放地,你需要在这里处理你的邮件。

换言之,只有未读邮件才会存在你的邮件箱内。已经被处理的邮件不应该存在你的收件箱内,它们应该在其他的地方(我过一会儿会讲解的)。

每次你处理你的收件箱的时候,你的目标都应该是把收件箱清零。从心理角度讲,你只需要处理收件箱里的少数邮件要比看着很多邮件要好很多。当你的收件箱东西非常多的时候,你很难去找到你需要回复的邮件。在235346封邮件中寻找你需要回复的邮件是很麻烦的事情。我们接下来将要看一个比较简单的解决办法。

文件夹结构

这个工作流程需要创建三个文件夹:回复(Reply)等待(Waiting),和归档(Archive)

回复(Reply):任何回复需要超过两分钟的邮件要被放在这里。
等待(Waiting):当你在等待一个回复或者你需要过一段时间再处理的邮件放在这里。
归档(Archive):任何你以后要访问的邮件放在这里。

在你的邮件客户端内,你需要设置这些文件夹。在这里我将使用Gmail来做演示。在Gmail里,它们也用文件夹,不过他们被叫做 标签(Labels)。以下是如何设置他们的教程:

  1. 右上角,点击齿轮设置按钮,然后选择邮件设置。

  1. 点击“标签”按钮。

  1. 创建一个“回复”和“等待”的标签。Gmail已经有一个归档文件夹叫做所有邮件了所以你不需要去创建那个(但是你在你的邮件客户端和其他邮件服务中需要创建)。

一些需要被放在回复文件夹中的邮件如:

  • 有人需要你做一些事情(有或没有截止日期) - 比如递交报告,认证某件事情,和着手任何事情。
  • 有人问你要一个回复,但是需要经过思考才能回复的邮件。 - 比如问你观点或者空闲时间的邮件。

当你回复了这封邮件之后,你需要把它移动到归档文件夹。Gmail中很简单,只需要在回复标签上点叉即可。

一些需要被放在等待文件夹中的邮件:

  • 快递包裹追踪代码的邮件 - 在线购物后发来的邮件
  • 你将任务分配下去后等待反馈 - 你在等待回复的邮件,比如来此你的下属或他人。
  • 某人的确认信 - 问他人是否收到你寄出的包裹。

两分钟法则

管理邮件的黄金原则是我所说的两分钟法则。它很简单:如果这封邮件需要超过两分钟去回复,那么就将其放入回复文件夹等一会儿再回复。否则,立刻将邮件回复(类似GTD 的原则)。

当你在管理邮件的时候,你应该应用只接触一次 的法则。一封邮件不要看两次-这是浪费时间的。尤其是当你一天要处理上百封的邮件的时候。

这个是为了让你能够快速的去处理你的收件箱,而且只在最初去完成那些必须要完成的处理工作。如果有人需要一个快速的回复,那么通过这种方式你就可以完成。如果一封邮件需要更多时间,那么你可以在把邮件分拣之后再优先处理个别邮件(在你把收件箱清零之后)。

大部分人处理邮件的方式是一封一封得处理,然后来一封处理一封。这是一个非常没有效率的方法,因为你没有办法把个别邮件优先。假如我们有10封未读邮件。你怎么知道第二封邮件要比第九封邮件更重要?如果你在每封邮件上花费的时间很长的话,那么你就没有办法知道了。这就是为什么快速浏览你的邮箱能够让你辨别哪些邮件需要做更多事情。

2分钟是我自己设置的时间限制。根据你每天花费在邮件上的时间和你的邮件总数,你可以去调整这个时间长度。我个人来讲,我每天不想在邮件上花费超过一个小时。在我现在的邮件数量来说,我每天不会收到超过50封邮件,配合上2分钟一条的效率,我可以在一个小时内完成我的邮件。

准则是:邮件越多,这个时间长度就要越短。

工作流程

在你处理收件箱的时候,你需要应用收件箱清零和两分钟法则。这对于整个工作流程很重要,我们现在可以把所有东西放在一起了。下面是一个简化的工作流程图。

当你的收件箱为零之后,你便可以有效得开始管理你的邮件。这时候你应该知道哪些邮件在回复文件夹内(这些需要超过两分钟去处理的)。当你应用这个流程的时候,你应该已经将不怎么需要注意力的邮件都处理掉了。任何比较重要的邮件都是在回复文件夹内的,你可以再去优先处理这些邮件。

当你的收件箱清零之后,你可以决定哪些邮件要优先处理。你应该可以很快的浏览你的收件箱,然后决定下一步应该做什么。当你的收件箱为零之后,一般来说你希望去认真处理回复文件夹内的邮件(因为你知道这些邮件需要超过两分钟来完成)。

对于那些中高级读者来说:你可以将恢复文件夹内的邮件做成一个代办事项的项目。这是我喜欢的做法不过需要你使用一个任务提醒软件 (我强烈推荐的)。把回复文件夹内邮件变成事项提醒,对于我来说是一个不争的事实。一个很多人都容易犯的错误是,他们把自己的收件箱看作一个代办事项列表。事实上,你应该把这两个分开对待。你应该把你的收件箱看作一个代办事项的来源。就像你的老板会给你任务,或者别人给你打的电话,邮件也是一样的。通过把所有任务放在一个地方(任务管理器)你会发现你的效率会提高很多。记住,邮件收件箱不是你的代办事项列表。

更新: 如果你用OmniFocus,这里是如何结合OmniFocus和邮件(尚未翻译)

你的邮件有时候会需要你去做很复杂的工作。你的老板也许会说:我需要你去调查最热门的三种稀有金属,然后告诉我哪个最有前途,然后在五天内给我答复。这个也许有点极端,不过我希望你能理解我的意思。这种邮件你需要创建一个代办事项(甚至是项目),然后着手事实并回复邮件。

一个更简单的例子可一世你的朋友问你要不要在两周后跟她去看一场演唱会。你可以立刻回复她表示你会研究一下,然后创建一个代办事项并过些时间去完成。三天之后,当你研究过了你的日历以后,你可以说“我看过我的日历了,我可以跟你一起去。然后将这个项目从代办事项完成。

邮件是分心的很大一个来源。你很容易点开一个邮件,再点进去一个链接,然后就陷入了一个有一个链接,转眼间一个小时可能就过去了。通过创建代办事项,你可以不让自己离开你的邮件(或同一个链接),这样你可以很有效的防止自己从当前的任务脱轨。

工作流程

让这个系统正常工作的关键在于经常查看你的文件夹。一个比较好的习惯是每天固定两个时间查看邮件。这意味着每天看两次你的邮箱,并使用收件箱清零以及两分钟法则。作为实例,我来给你看我是如何管理邮件的。

  • 周一-周五:上午十一点处理邮件。
  • 周一-周五:下午四点处理邮件
  • 周五:下午四点半检查等待文件夹

我一天只在两个固定的时间处理邮件。早上在我处理完最重要的任务 之后(永远不要在早上就先查邮件)。在我处理我的邮件的时候,我已经完成了我一天中最重要的任务,接下来都将是比较轻松的。

在我两次处理邮件之间的时间,我可以用来完成任务。这些任务有一些可能是随着邮件而来。当我第二次查看邮件的时候,我可以更新我的代办事项,为了第二天的工作做准备(如果有指派给我的任务)。在一天快要结束的时候查邮件,可以让我确定第二天最重要的事情是什么。

在周末之前,这是我查看等待文件夹的时候。我一周查看一次。我把它看做另一个收件箱,并以最快的速度把它看完。如果我没有在48小时内收到任何回复,我会发送一个提醒。如果我收到了包裹,我就会把这个邮件移到归档内。

我最喜欢这个工作流程的原因是它允许你把事情串起来,先做最重要的任务,其次查看邮件,最后去作计划。因为我已经在9-11点把最重要的任务完成了(我一般9点上班),而且没有受到邮件的干扰,我可以在接下来的时间去轻松做其他事情,或把一些事情放到以后完成。

  • 9-11am:做最重要的事情(可以是从昨天邮件里来的)
  • 11-11:30am:处理邮件。
  • 12:30pm-3:30pm:做其他工作(包括从早上邮件里来的新任务)
  • 4:00pm-4:30pm:处理邮件
  • 4:30pm-4:45pm:根据今天的工作管理代办事项和最后一些邮件。

这对于将邮件用作主要联络手段的人来说非常有效。

听了这么多理论和例子。一定有些吃不消,但是通过实践与使用这个工作流程。下面视频是把这些都结合起来的演示(YouTube,需要翻墙)

接下来

  1. 创建三个文件夹:回复等待以及归档
  2. 把你当前收件箱移动到归档文件夹。
  3. 现在开始跟随这个流程。
  4. 思考你每天要在什么时候查看你的邮件,以及每天需要查看多少次。
  5. 每周五检查你的等待文件夹。

原文:Asian Efficiency

翻译:@米斯特苹果