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如何使用你的日历

日历这个简单但又强大的软件,往往被各种金光闪闪的任务管理器、效率提高软件掩埋了光芒。

有一个让人震惊的事实是,很多商务人士并不知道如何去好好利用他们手中的日历软件,即使日历在任何平台上都是必有的预装软件,而且非常容易就能上手。

那么这篇文章就来说说如何使用你的日历。

首先我们先做一个假设,假定你在电脑端和手机端都会使用到日历软件,这样的话,两个平台间的同步问题就不得不说道一下。

本文将要介绍的内容

  • 软件与同步。我们本来连提都不想提这点的(这东西就应该自然而然地正常运转),但是现在的技术还不是太成熟
  • 什么事件才有资格被放进你的日历中,如何区分“约定”和“任务”
  • 为了最高效地利用时间,要把你的日历制作得层次分明
  • 有计划地使用“提醒事项”,以及如何善用(甚至暴力使用)它们去让你形成新的习惯
  • 让日历和其他工具在一起发挥最大效能

1. 软件与同步

就像我之前所说的,在2013年的今天,我们还在讨论软件间同步的解决方案,真的是一件很囧的事。

在苹果的生态环境下,我们强烈建议你就使用iCloud,因为它能够无缝地将数据从你的Mac同步到你的iPhone和iPad上。也许一年内会有一两次失误,不过其他时候,基本没啥问题。

我们不怎么用Windows和Android,但是跟使用这些平台的人家流之后发现,在这些平台上的同步似乎还非常基础。最简单的解决办法好像是Google Calender ,他们的后台同步大概如下:

  • 电脑端:Outlook同步到Google Calendar
  • 手机端:Google Calendar同步到日历软件

对于苹果用户,我们有一个额外补充,尽管默认的日历软件已经非常优秀,我们还是更喜欢:

  • 电脑端:BusyCal,使用起来要比默认日历软件简单一些
  • iPhone 端:WeekCal,目前iPhone上最好用的日历软件
  • 我们还在寻找一个iPad上的优秀替代品(苹果,你为毛要把周日当作一周的第一天),目前我们还没找到任何替代品,如果你有找到,记得告诉我们!

2. 什么事件才有资格被放进你的日历中?

谈这个之前我们得先弄清楚两个概念:约定和任务。

如果一件事只有在特定的时刻才能被完成,那这件事就是一个约定。而任务,恰恰相反,是你任何时候都可以去完成的事情。

这两个定义之间的区别必须非常清晰,如果你记不住,那就把这两个定义制作成一个“任务”好了。

大部分人都知道什么应该被放进你的日历:

  • 工作时间
  • 会议
  • 社交活动
  • 为你所想要做的事情预留出来的时间
  • 健身/运动时间

以上内容还可以扩展一下,比如还有这些事情:

  • 定时的进餐(尤其是你正在减肥或者必须严格遵守一个营养计划的时候)
  • 早晚的宗教事宜

似乎大家都倾向于认为只有很“正式”的或者需要坚持去做的事情才能放到日历中。事实上,你完全可以用日历来规划你的工作,你的重要项目等等。

3. 使你的日历层次分明

有一个非常常见的问题就是:当我们制作日历时,到底该把日历做得多细致、多严格才好?

这个问题最终影响的是你的生活,你的生活方式,以及你将要做的事情。有些人(比如我)会通过把自己的进餐时间,宗教时间和工作时间放在日历里来提高自己的效率,而其他人则讨厌把这些本来就必须要做的事情加进来。

另外,不要把自己的时间切得特别碎,我们建议,一个小时,或少小不能少于半个小时的时间作为一个单元,因为去给一段少于半小时的时间做规划,真的得不偿失。

还有一个让人震惊的事实:大部分人过于遵守,或过于不遵守他们的日历

解决这个问题的最好办法是尊重你的日历,把它看做你理想的一天,然后努力去达到这个目标,但是要记住,有些时候事情会被挤到一起,所以你要学会变通。

简单来说:尽你最大努力去跟着日历走,但是不要怕不能百分之百跟着它而把自己累得一塌糊涂。

有了这个意识后,你就可以用以下这些方法来让你的日历更加灵活:

  • 确定哪些会议和约定的时间是无法更改的,比如:工作中的会议,个别社交活动,计划中的早晚宗教事宜
  • 当你的生活轨迹偏离了当前的日程时,你就需要在你的日志中记上一笔。如果偏离经常发生,那就证明你需要修改一下你的日程

还有一个额外的技巧是:设置一个“全天”事件来标注一个将会持续很多天的、值得注意的时间段。比如:

  • 一个重要的商业伙伴来到你的城市
  • 你出差到外地开会

4. 有计划地使用提醒事项

日历最强大的功能之一就是你可以根据需要,有计划地设置一个事项提醒。

大多数人已经开启了他们电脑与手机上日历的提醒功能, 通过这个功能,你可以为为一天中重要的事情设置一个事项提醒,让你不至于忘记它们。

如何实现呢?看下面的吧:

  1. 新建一个5分钟的事件,把这个事件的时间设置为你想要收到提醒的时间
  2. 在事项标题输入你要被提醒的内容
  3. 把事项的提醒功能改成 “在当日提醒” 或 “在时间开始时提醒”

这个功能无限强大,比方说以下的一些事情就可以通过这种方式提醒:

  • 送/取回你洗的衣物。
  • 在你遵守一个严格的营养计划的时候,提醒你进餐时间和辅助食品的时间。
  • 重要的时间块式的项目,比如一些扩展阅读,或者其他重要任务。

你可能要问,为什么不通过像OmniFocus这样的软件来设置事项提醒呢?因为你无法确定哪些任务需要设置提醒,哪些又不需要,而且,如果你手头上有一堆的任务,你第二天很有可能有十几二十个任务将要到期,想象一下如果所有这些都任务都设置了提醒,你会多么手忙脚乱,这根本无济于事。

另外要记住,如果你想保证你不会迟到,一些普通的社交活动也是加上事项提醒的。我到现在还很吃惊很多人没有办法正确地预测从家里/公司到自己要去的地方是需要10、30还是60分钟,这种失误的最终结果就是迟到。

5. 确保日历与其他工具能够很好地配合

那么,你的日历该怎么加入到你的工作流程中呢?

记住,“任务”这种东西一定要放到专门的todo列表或任务管理器中,绝不是你的日历。尽管很多软件公司都尝试过日历和todo列表或任务管理器揉和在一起,但我还是劝你把他俩分开处理。

早上起来的时候,你就应该先瞥一眼日历,看看今天的生活旋律如何,之后再来决定你的舞步,并且在这一整天当中,你都要经常去参照当天的日历。至于你的那些任务,当一天结束的时候,看看你完成了哪些,以及还有哪些没完成,这样你就能为第二天制作新的旋律了。

6. 接下来的任务

  • 打开你的日历。
  • 从今天开始规划“理想的一天”,在以后的每周每月每年都要坚持。
  • 把日程都安排好。
  • 计划性地设置事项提醒。

翻译: @米斯特苹果

原文来自: AsianEfficiency